Wil je je e-mail zowel op je tablet als op je telefoon kunnen lezen en beantwoorden, zonder dat berichten op het ene apparaat verdwijnen als je ze op het andere hebt gelezen? Dat is heel goed mogelijk, maar het vraagt om de juiste instelling. Het geheim zit in het gebruik van IMAP in plaats van POP3. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je je e-mail op meerdere apparaten tegelijk instelt, welke apps daarvoor het meest geschikt zijn en waar je op moet letten om alles soepel te laten lopen.
IMAP of POP3: het verschil is cruciaal
Wat is POP3 en waarom is het niet geschikt voor meerdere apparaten?
POP3 staat voor Post Office Protocol versie 3. Bij POP3 worden e-mails van de mailserver gedownload naar je apparaat en daarna van de server verwijderd. Dit werkt prima als je slechts één apparaat gebruikt, maar zodra je op meerdere apparaten je mail wilt lezen, ontstaan er problemen. Het bericht wordt op het eerste apparaat dat verbinding maakt van de server gehaald, waarna het op het andere apparaat niet meer zichtbaar is. Je hebt dan een onvolledig overzicht en mist berichten.
Wat is IMAP en waarom werkt het wel?
IMAP staat voor Internet Message Access Protocol. Bij IMAP blijven je e-mails op de server staan. Alle apparaten die je verbindt met hetzelfde e-mailaccount lezen de berichten rechtstreeks van de server. Dit betekent dat alles gesynchroniseerd wordt: berichten die je op je telefoon leest, staan ook als gelezen op je tablet. Mails die je verplaatst naar een map, verschijnen in diezelfde map op al je apparaten. IMAP is de standaard voor wie op meerdere apparaten e-mail gebruikt.
Hoe weet ik welk protocol ik nu gebruik?
In de instellingen van je e-mailapp kun je zien welk protocol je gebruikt. Op Android vind je dit meestal onder Instellingen, vervolgens je account en dan Accounttype of Serverinstellingen. Staat er POP3, dan is het verstandig om het account opnieuw in te stellen als IMAP-account. Je kunt een POP3-account niet omzetten naar IMAP zonder het opnieuw aan te maken.
Je e-mail instellen op Android-telefoon en tablet
Stap 1: De juiste gegevens verzamelen
Voordat je begint met instellen, heb je een aantal gegevens nodig. Zorg dat je bij de hand hebt:
- Je e-mailadres (volledige adres, dus inclusief @domeinnaam)
- Je wachtwoord van het e-mailaccount
- De IMAP-servernaam (inkomende e-mail), bijvoorbeeld imap.kpnmail.nl of imap.ziggo.nl
- De SMTP-servernaam (uitgaande e-mail), bijvoorbeeld smtp.kpnmail.nl
- De juiste poortnummers: voor IMAP doorgaans poort 993 met SSL/TLS, voor SMTP poort 465 of 587
Deze gegevens vind je op de website van je e-mailprovider of internetaanbieder, of je kunt ze opvragen bij hun klantenservice.
Stap 2: E-mail toevoegen via de Gmail-app of standaard e-mailapp
Op Android-smartphones en -tablets kun je e-mail instellen via de Gmail-app, de ingebouwde e-mailapp of een aparte app zoals Outlook. De Gmail-app werkt ook uitstekend met andere e-mailadressen dan Gmail-adressen.
- Open de Gmail-app en tik rechts bovenaan op je profielafbeelding of initiaal
- Tik op “Ander account toevoegen”
- Kies je e-mailprovider of kies “Overige” als je provider niet in de lijst staat
- Voer je e-mailadres in en tik op Volgende
- Kies voor IMAP als accounttype
- Voer je wachtwoord in en de servergegevens voor inkomende en uitgaande mail
- Tik op Volgende en wacht tot de verbinding is getest
Herhaal deze stappen op je tablet met precies dezelfde gegevens. Beide apparaten verbinden dan met de server en houden alles automatisch gesynchroniseerd.
Stap 3: Synchronisatie-instellingen controleren
Zodra het account is ingesteld, controleer je de synchronisatie-instellingen. In de Gmail-app of je e-mailapp kun je instellen hoe ver terug de app mails synchroniseert, bijvoorbeeld de afgelopen 30 dagen of de afgelopen 3 maanden. Zorg dat op beide apparaten dezelfde of vergelijkbare instellingen worden gebruikt, zodat je op beide apparaten een volledig beeld hebt van je inbox.
E-mail instellen op iPhone en iPad tegelijk
Ingebouwde Mail-app van Apple gebruiken
Op Apple-apparaten (iPhone en iPad) gebruik je de ingebouwde Mail-app of de Outlook-app. Voor de Mail-app ga je als volgt te werk:
- Open de app Instellingen op je iPhone of iPad
- Ga naar “Mail” en vervolgens naar “Accounts”
- Tik op “Account toevoegen”
- Kies je provider uit de lijst, of kies “Overig” voor een handmatige instelling
- Voer je naam, e-mailadres, wachtwoord en een beschrijving in
- Tik op Volgende en kies het tabblad IMAP
- Vul de server voor inkomende mail (IMAP) en uitgaande mail (SMTP) in met de juiste poorten
- Tik op Bewaar
Herhaal dit op je iPad. Beide apparaten synchroniseren nu via de mailserver.
iCloud en Apple ID
Als je een iCloud-e-mailadres gebruikt (eindigend op @icloud.com, @me.com of @mac.com), is alles nog eenvoudiger. Log op beide apparaten in met hetzelfde Apple ID en schakel iCloud Mail in via Instellingen, je naam, iCloud en dan Mail. Berichten worden automatisch gesynchroniseerd zonder dat je servergegevens hoeft in te voeren.
De Outlook-app gebruiken op meerdere apparaten
Outlook als universele e-mailclient
De Outlook-app van Microsoft is beschikbaar voor zowel Android als iOS en is een uitstekende keuze als je e-mail op meerdere apparaten wilt beheren. De app ondersteunt IMAP-accounts van vrijwel alle providers, naast de eigen Microsoft-accounts (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365). Voordelen van Outlook zijn de overzichtelijke interface, de integratie van agenda en contacten en de mogelijkheid om meerdere accounts in één app te beheren.
Een account toevoegen in Outlook
- Download en open de Outlook-app
- Tik op het tandwielpictogram (Instellingen) linksboven
- Tik op “Account toevoegen”
- Voer je e-mailadres in en tik op Doorgaan
- Volg de stappen voor jouw provider, kies IMAP als dat wordt gevraagd
- Voer het wachtwoord en de servergegevens in
Installeer Outlook ook op het tweede apparaat en voeg hetzelfde account toe. Alle mappen en berichten worden gesynchroniseerd via de IMAP-server.
Meerdere e-mailaccounts in één app
Outlook stelt je ook in staat om meerdere verschillende e-mailaccounts tegelijk te beheren in één app. Je kunt de berichten per account apart bekijken, of alle inboxen samenvoegen in een gecombineerd overzicht. Dit is handig als je zowel een werk-e-mailadres als een privé-e-mailadres op je telefoon en tablet wilt gebruiken.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
Mails worden dubbel weergegeven
Dit probleem treedt soms op als op één apparaat nog een POP3-account actief is terwijl op het andere apparaat een IMAP-account is ingesteld voor hetzelfde adres. Verwijder het POP3-account en zet het opnieuw in als IMAP. Controleer ook of je niet per ongeluk het e-mailaccount twee keer hebt toegevoegd op hetzelfde apparaat.
Mails verdwijnen na het lezen op één apparaat
Dit is een klassiek symptoom van het gebruik van POP3. Als mails verdwijnen nadat je ze op één apparaat hebt gelezen, is de kans groot dat dat apparaat nog POP3 gebruikt en de berichten van de server verwijdert. Controleer de accountinstellingen en schakel over naar IMAP.
Wachtwoord wordt niet geaccepteerd
Sommige e-mailproviders vereisen dat je een app-specifiek wachtwoord instelt als je tweestapsverificatie hebt ingeschakeld. Dit geldt onder andere voor Google Gmail en Microsoft Outlook.com. Ga naar de beveiligingsinstellingen van je e-mailaccount in de browser en maak een app-wachtwoord aan dat je vervolgens gebruikt in de e-mailapp op je apparaten.
Kan geen verbinding maken met de server
Als de verbinding mislukt, controleer dan het volgende:
- Zijn de IMAP- en SMTP-serveradressen correct ingevoerd?
- Kloppen de poortnummers? (IMAP: 993, SMTP: 465 of 587)
- Is SSL/TLS ingeschakeld in de beveiligingsinstellingen?
- Heb je een actieve internetverbinding via wifi of mobiele data?
- Blokkeert een firewall of beveiligingsapp de verbinding?
Tips voor optimaal e-mailbeheer op meerdere apparaten
Gebruik mappen en labels
Met IMAP worden ook je mappen en labels gesynchroniseerd. Maak gebruik van mappen om je inbox overzichtelijk te houden. Mails die je in een map plaatst op je telefoon, zijn direct zichtbaar in dezelfde map op je tablet. Dit helpt je om een overzichtelijk e-mailarchief bij te houden zonder dubbel werk.
Stel een handtekening in
Vergeet niet om op elk apparaat apart een e-mailhandtekening in te stellen. De handtekening wordt namelijk lokaal op het apparaat opgeslagen en niet via de server gesynchroniseerd. Zorg dat de handtekening op je telefoon en tablet dezelfde is om een professionele indruk te maken bij je contacten.
Meldingen instellen per apparaat
Je kunt op elk apparaat apart instellen of en wanneer je meldingen ontvangt voor nieuwe e-mails. Wil je ’s nachts niet gestoord worden? Schakel dan op je telefoon de meldingen ’s avonds uit via de focusmodus of niet-storen-instelling, terwijl je tablet overdag wel meldingen geeft. Dit geeft je meer controle over wanneer je bereikbaar bent.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn e-mail ook op mijn computer én mijn telefoon tegelijk gebruiken?
Ja, zolang je overal IMAP gebruikt, kun je je e-mail op zo veel apparaten instellen als je wilt. Of het nu gaat om een desktop-computer, een laptop, een tablet of een smartphone, alle apparaten synchroniseren via de mailserver en je hebt altijd een actueel overzicht.
Wat gebeurt er als ik een mail verwijder op mijn telefoon?
Bij IMAP wordt de mail ook op de server verwijderd, waardoor het bericht op alle andere apparaten ook verdwijnt. Sommige e-mailprogramma’s plaatsen de mail eerst in de prullenbak, die na een bepaalde tijd automatisch wordt leeggemaakt. Wil je een mail bewaren, verplaats hem dan eerst naar een map.
Is mijn e-mail veilig als ik IMAP gebruik?
IMAP zelf is een protocol dat gegevens kan versleutelen via SSL/TLS. Zorg er altijd voor dat je SSL/TLS ingeschakeld hebt bij het instellen van het account, zodat je inloggegevens en berichten versleuteld worden verzonden. Gebruik ook sterke, unieke wachtwoorden en schakel tweestapsverificatie in als je provider dat ondersteunt.
Hoeveel opslagruimte heb ik nodig op de server?
Omdat bij IMAP alle berichten op de server blijven staan, kan de opslagruimte op den duur vol raken. De meeste e-mailproviders bieden een bepaalde hoeveelheid gratis opslagruimte. Gmail geeft 15 GB (gedeeld met Google Drive en Foto’s), terwijl andere providers 5 tot 25 GB bieden. Verwijder regelmatig overbodige mails of archiveer ze lokaal via een e-mailprogramma op je computer.
Werkt IMAP ook met een Hotmail of Outlook.com-adres?
Ja, Microsoft Outlook.com en Hotmail ondersteunen IMAP. De IMAP-server is imap-mail.outlook.com op poort 993 met SSL. De SMTP-server is smtp-mail.outlook.com op poort 587 met TLS. Je kunt deze gegevens gebruiken in elke e-mailapp op je telefoon of tablet.
Kan ik ook een KPN- of Ziggo-e-mailadres op meerdere apparaten gebruiken?
Ja, KPN en Ziggo ondersteunen beide IMAP. Voor KPN gebruik je imap.kpnmail.nl als inkomende mailserver op poort 993. Voor Ziggo gebruik je imap.ziggo.nl op poort 993. Controleer de actuele servergegevens op de website van je provider, omdat deze soms worden gewijzigd bij infrastructuurupdates.
